勤怠管理システムの選び方

勤怠管理は、導入したい会社の状況に一番合っているものを選ぶことが望ましいです。このシステムには、低コストでどんな企業にも導入することが可能なパッケージ型のものと、企業の就業の環境や特徴を取り入れてシステムを構築するタイプの構築型の2種類があります。さらに、これら2種類のシステムもさまざまなタイプのものが販売されていますので、導入をする際には、現在、自分の会社が従業員の勤怠管理をどのような形で行っているのか、よく把握しておく必要があります。システムを導入する前に、まず、自分の会社の従業員の現在の就業形態を把握しておく必要があります。

本社では決まった時間での就業時間を設けていても、店舗や工場では本社と就業時間が違う、という場合は、システムを自社の就業形態に合わせたものにする必要があります。次に確認しておきたいのは、給与計算の担当部署の負担の程度です。担当部署が従業員の労働時間などのデータの集計作業やその入力、記入漏れ、記入ミスのチェックやその後の事務作業に時間をとられているようなら、その負担を軽減するために、早めにシステムを導入することを検討するとよいでしょう。給与計算の担当者の負担を減らすことは、人件費の削減だけでなく、ミスを減らすことにもつながります。給与の担当者の負担を減らしたいときは、その目的に合った勤怠管理のシステムを選ぶようにしましょう。システムの導入前には、社員の負担を確認しておくのも大切です。社員の残業や休暇届などの管理を紙ベースで行っていますと、記入漏れや承認漏れ、社員の就業状態の把握などに時間をとられてしまうこともあります。このようなことを防ぐためには、どのような社員も入力できるシステムを導入するのが望ましいです。こうすることで、用紙代を削減できるだけでなく、社員の負担軽減や内部統制も可能となります。

また、システムを導入することで、上長が社員の勤務状況を把握することや、残業の命令をする際にも、明確なデータを瞬時に把握することが可能となります。そして、勤怠管理のシステムの導入前には、労働担当者の業務内容を確認することも重要です。社内の従業員全員の労働時間の残業時間の把握や、行政機関への対応や社員からの問い合わせに対応を迫られる労働担当者に現在どのくらいの負担がかかっているか、ということを正確に把握することで、労働担当者の時間や人件費を削減できるシステムを選びやすくなります。