勤怠管理をシステム化する場合の留意点

社員やアルバイトの勤務状態を管理するいわゆる勤怠管理について、社内業務の効率化を目的にしてシステム化する場合にはいくつかの留意点があります。まず、これをコンピュータで管理するためには、管理のもととなる情報をどのような手段でインプットするかを検討する必要があります。インプットの方法は、ICカードによる入力、及び、WEB画面による入力が考えられます。ICカードによる入力とは、オフィスへの入退出管理を行うものですが、これよって出社時刻と退社時刻を把握するものです。ただし、この入力方法では、営業職などのように、直接客先へ出勤する場合や、客先から直接帰宅する場合には対処できないため、WEB画面でフォロー入力する機能が必要となります。

WEB画面による入力とは、出勤時刻と退勤時刻をパソコンから入力できる画面を準備する方法です。この方法では、直接入力する方式とログインした時刻を自動的に割り振る方式があります。しかし、どちらの方式を採用した場合でも、電車遅延などによる区別ができなくなくなる可能性があります。また、事前深刻の遅刻や半日休暇と当日遅刻の区別がつかなくなることに留意する必要があります。これを回避する方法の一つとして、メールによる申請があります。上席宛てに遅刻の申請メールを発信し、これを勤怠管理システムが同時に受取る仕組みを構築した上で、勤怠管理システムが特定のキーワードをもとに、申請受付を行う方式です。最も、最近では、スマートフォンが普及しているため、勤怠管理システムもスマートフォン対応することにより、このような曖昧な処理をする必要性も低くなっています。さて、次の勤怠管理システムで意識すべき点は、取り組み範囲です。残業代や、遅刻早退による給与減額までを管理するのか、有給休暇や特別休暇の消化までを管理するのか、あるいは、そうした勤務状態の申請管理までを行うこととするのかを決める必要があります。一般的には、申請管理は、勤怠管理とは別にワークフロー管理システムを準備し、そのワークフロー上に勤務管理や経費管理をのせる方式が一般的であり、かつ拡張性もあるといえます。

有給休暇の残日数までを管理する場合には、年度単位の新たな付与の処理も必要となります。また、給与管理と連動する場合は、データの連携をどのタイミィングで、どのような方式で行うかを取り決める必要があります。こうして、勤怠管理システムを構築するためには、入力方式、取り組み範囲、他のシステムへの連携方式について留意する必要があります。