勤怠管理のシステム化による作業効率の向上

従業員の勤怠管理と給与計算というのは、企業にとってとても重要な仕事の一つではありますが、管理部門の仕事であり直接収益に結び付くものではありません。景気の先行き不透明な昨今では、このような管理部門での経費を圧縮し、収益部門へお金を回すことが、企業の合理的運営に欠かせないものであることは自明のことであると思われます。すなわち、勤怠管理や給与計算を自動化し効率化することが、時間的にも人件費的にも企業にとって有益であると思います。従来のタイムレコーダーでタイムカードに打刻する勤怠管理の方法の問題点とはなんでしょうか。

まず従業員の打刻忘れや誰かが代わりに打刻するなどの不正が行われる可能性があります。次にタイムカードの回収に時間がかかり、結果として作業に時間がかかります。これは、従業員数の多い会社や支社、営業所など勤務地の数が多い会社ほど時間がかかると考えてよいでしょう。そして、タイムカードの内容を手作業でパソコンなどに入力して計算させるとなると、入力ミスなどの人為的ミスが生じる可能性が高いと言えます。これらの問題点を解消するための方法として、勤怠管理システムの導入が考えられます。勤怠管理システムにもいろいろ種類がありますが、基本的には従業員が出社時と退社時にネットワークにアクセスすることによって、その勤怠データが自動的に本社の管理部門に送信され、自動計算されるというものです。出社時と退社時のアクセスの方法として、入退室入口での指紋認証や静脈認証のシステムを合わせて使用すれば、打刻忘れや不正を間違いなく減らすことができます。また、ネットワークを介して随時データが蓄積されるのでタイムカードの回収にかかる時間は必要なくなります。送信されたデータをそのまま給与計算システムに使用することによって、入力ミスといった人為的ミスも回避できることでしょう。

また、勤怠管理システムには、有給休暇などの申請機能も備わっており、有給休暇の管理にも有効です。各自で有給休暇の残数を常に把握しておけることは、企業の福利厚生事業にも有効に働くことと思われます。有給休暇申請台帳やタイムカードなどの用紙がなくなれば、オフィスのペーパーレス化にも一役買うかもしれません。このような勤怠管理システムの導入により、時間も人件費も大きく削減できるわけです。システムの導入には一時的には経費も掛かり、システムを各会社向けにカスタマイズしたりできるシステム管理者を任命する必要もあるかもしれませんが、企業の経営効率化の一つの手段として、一考の価値があるものだと思われます。